Czego dopilnować przed podpisaniem umowy?

Zanim przejdziemy do metod windykowania należności, warto zwrócić uwagę na kilka kwestii, których powinieneś dopilnować przed podpisaniem umowy. Pamiętaj o zweryfikowaniu firmy, z którą chcesz nawiązać współpracę oraz o dokładnym przygotowaniu całej dokumentacji.

Polskiego przedsiębiorcę zweryfikujesz w Krajowym Rejestrze Sądowym lub Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej. Znajdują się tam wszelkie dane dotyczące rozpoczęcia, zawieszenia, czy zakończenia działalności, a także inne przydatne informacje. Zwróć uwagę na wpisy dotyczące wszczęcia postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego. W przypadku spółki handlowej sprawdź także:

osoby legitymowane do reprezentowania przedsiębiorstwa,

informacje o złożeniu sprawozdań finansowych,

wysokość kapitału zakładowego lub akcyjnego,

informacje o przekształceniach, podziałach i połączeniach.

Z kolei kontrahenta zagranicznego możesz zweryfikować na portalach poświęconych działalności gospodarczej w konkretnym kraju, np. Rejestr przedsiębiorców (Unternehmensregister) w Niemczech, Duński Rejestr Działalności Gospodarczej (Erhvervsstyrelsen) – w Danii, czy Rejestr Przedsiębiorców Republiki Łotewskiej (Latvijas Republikas Uznemumu registrs)– na Łotwie.

Unijne zasoby związane z firmami znajdują się też na portalach European e-Justice oraz European Business Registry Association. Za to kontrahentów wpisanych do rejestru podatku BAT znajdziesz w systemie VIES, czyli unijnym portalu służącym do wyszukiwania spółek po numerze VAT oraz powiązanych z nim informacji.

Jeszcze inna opcja to tzw. wywiad gospodarczy. Chodzi o zestaw w pełni legalnych działań pozwalających na pozyskanie informacji o spółce – głównie ze stron www, danych na portalach społecznościowych, a także na podstawie rozmów z pracownikami. Pamiętaj przy tym, że wywiad gospodarczy, w odróżnieniu od szpiegostwa gospodarczego, nie narusza zasad uczciwej konkurencji.

Co powinno znaleźć się w dokumentach?

Prawidłowo skonstruowane dokumenty pozwolą Ci uniknąć problemów związanych z przymusową windykacją. Zwróć uwagę na dokładne wskazanie praw i obowiązków stron w umowie, przedmiotu umowy, a także terminów, których należy przestrzegać. Możesz zastosować również mechanizmy zabezpieczające dostosowane do konkretnej współpracy, np. kaucje, gwarancje bankowe, czy kary umowne.

Znaczenie ma także list przewozowy, czyli dokument handlowy wydawany podczas przekazywania ładunku przewoźnikowi. Jest on potwierdzeniem zawartej umowy przewozu, a przy tym legitymuje odbiorcę towaru do zarządzania nim oraz dochodzenia ewentualnych należności.

Ponadto list przewozowy określa przedmiot umowy (liczba, waga). Można zawrzeć w nim także inne informacje, takie jak termin realizacji przewozu albo warunki, w jakich ma zostać zrealizowany, co ma szczególne znaczenie w przypadku towarów wrażliwych – lekarstw, żywności, czy materiałów chemicznych.

Zwróć uwagę na prawidłowe wypełnienie listu przewozowego. Zgodnie z konwencją CMR, niewpisanie w nim zastrzeżeń jest równoznaczne ze stwierdzeniem:

dobrego stanu towaru lub jego opakowania w momencie wydania rzeczy przewoźnikowi,

zgodności ilości, cech i parametrów z danymi ujawnionymi w liście.

Brak czy nieprawidłowe wypełnienie listu przewozowego nie pozbawia możliwości dochodzenia roszczeń, ale może stanowić utrudnienie kiedy np. będziesz chciał udowodnić błędy po stronie nadawcy, przewoźnika lub odbiorcy.

Ostatni ważny element to faktura – zadbaj o prawidłowe dane do faktury oraz informacje, które pozwolą zidentyfikować kontrahentów, a także o wszelkie pozostałe niezbędne zapisy, np. obligujące do stosowania mechanizmu split-payment. Pamiętaj też, że w różnych krajach faktura może wyglądać nieco inaczej.

Jeśli chcesz wypełnić wszystkie dokumenty w sposób niebudzący zastrzeżeń, skorzystaj z pomocy kancelarii prawnej wyspecjalizowanej w analizie, opiniowaniu i przygotowywaniu dokumentacji gospodarczej.

Windykacja miękka, czyli polubowna

Czasem, pomimo dochowania należytych starań przy sporządzaniu dokumentów, kontrahent nie płaci faktury. Wówczas należy przejść do postępowania polubownego (miękkiego). Postępowanie polubowne to pierwszy etap windykacji mający wiele zalet: oszczędność czasu i pieniędzy, czy brak działań ze strony sądu i komornika. Na szczęście jest też wysoce skuteczne. Zgodnie ze statystykami, większość sporów kończy się właśnie na tym etapie.

Windykacja miękka polega na stosowaniu sprawdzonych praktyk negocjacyjnych i mających na celu zmotywowanie do spłaty zadłużenia. Sprawdza się wtedy, gdy brak płatności nie jest działaniem celowym ze strony kontrahenta, tylko wynika z przejściowych problemów finansowych, błędu ludzkiego, czy utraty własnego klienta.

Wtedy pierwszym krokiem powinno być sporządzenie wezwania do zapłaty. Jest to pismo, w którym domagasz się określonego świadczenia pieniężnego wynikającego z umowy. W dobrze skonstruowanym wezwaniu do zapłaty nie może zabraknąć:

daty i miejsca sporządzenie pisma,

oznaczenia stron umowy,

wskazania podstawy żądania (np. faktury),

określenia wysokości należności wraz z odsetkami,

wyznaczenia terminu do zapłaty (np. 14 lub 21 dni),

wskazania działań, jakie zostaną podjęte w sytuacji, kiedy dłużnik do zastosuje się do wezwania.

Wezwanie trzeba podpisać i wysłać do dłużnika w formie pozwalającej na monitorowanie losów korespondencji, głównie terminu jej przyjęcia, czyli albo listem poleconym albo za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Zaleca się też, aby do wezwania dołączyć kopię dokumentu, z którego wywodzi się roszczenie. Dzięki temu można na wstępie rozwiać wszelkie wątpliwości co do stosunku prawnego.

Jeszcze inna metoda miękkiej windykacji to podanie firmy dłużnika do rejestru dłużników, którym zarządza Biuro Informacji Gospodarczej. Taki wpis efektywnie utrudnia dłużnikowi ubieganie się o formy zewnętrznego finansowania działalności, np. o kredyt czy leasing. Przed udzieleniem takiego wsparcia większość instytucji sprawdza właśnie ten rejestr.

W tym celu możesz skorzystać z jednego z wielu dostępnych w Polsce rejestrów:

Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej,

ERIF Biuro Informacji Gospodarczej,

Krajowy Rejestr Długów BIG,

BIG InfoMonitor

Wymaga to podpisania umowy oraz zgłoszenia podmiotu, który zwleka ze spłatą faktury. Jednocześnie zadłużenie przedsiębiorcy nie może być niższe niż 500 zł, za to wpis trzeba poprzedzić poinformowaniem dłużnika o planie zgłoszenia go do takiego rejestru.

Windykacja twarda, czyli sądowa

Jeżeli windykacja miękka nie przyniesie oczekiwanych efektów, kolejny krok to skierowanie sprawy do sądu. Tutaj dużą rolę odgrywa właściwość sądu – w przypadku usług transportowych znaczenie ma fakt, czy chodzi o przewóz krajowy, unijny czy międzynarodowy.

Jeśli sprawa dotyczy transportu krajowego, korzystamy z właściwości ogólnej – sądem właściwym jest wówczas sąd siedziby dłużnika. Jednak w wielu sytuacjach wygodniejszą opcją jest odwołanie się do właściwości przemiennej dla stosunków umownych według treści art. 34 k.p.c. Wtedy wierzyciel ma prawo wyboru między sądem ogólnym, a właściwym dla miejsca realizacji umowy. Właśnie dlatego tak istotne jest, aby w umowie zostało zastrzeżone miejsce związane z wykonaniem umowy.

Strony mogą też przewidzieć tzw. klauzulę prorogacyjną i uwzględnić w niej właściwość miejscową sądu. Właściwość rzeczową określa za to art. 16 i 17 pkt 4 k.p.c., w ramach której sąd pierwszoinstancyjny zależy od wartości przedmiotu sporu:

do 75 tysięcy złotych właściwe będą sądy rejonowe,

powyżej tej kwoty właściwe będą sądy okręgowe.

Wpływa to na etap postępowania odwoławczego, gdyż apelacja może być złożona w zależności od konfiguracji procesowej, do sądu okręgowego lub apelacyjnego.

Jako wyjątek od priorytetu klauzuli prorogacyjnej można wskazać złożenie pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Wówczas właściwym będzie tylko  XVI Wydział Cywilny Sądu Rejonowego dla Lublina-Zachód w Lublinie. Za to gry spór jest związany z roszczeniem z polisy OC, np. w ramach wypadku z udziałem auta transportowego, właściwość sądu określa się według art. 20 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych. Zgodnie z ww. przepisem, przywództwo może być wytoczone:

według właściwości ogólnej,

przed sąd właściwy dla miejsca zamieszkania lub siedziby poszkodowanego albo uprawnionego z umowy ubezpieczenia.

Co z transportem międzynarodowym i na terenie UE?

W transporcie międzynarodowym właściwość sądu opiera się na treści Konwencji CMR. Zgodnie z art. 31 tego aktu, spory wynikające z przewozów podlegających regulacji Konwencji CMR mogą być rozstrzygane przez sądy umawiających się krajów, określanych przez strony w ramach wzajemnego porozumienia, a także przez sądy kraju, na którego terytorium:

pozwany ma stałe miejsce zamieszkania, główną siedzibę lub filię albo agencję, za pośrednictwem której zawarto umowę o przewóz,

znajduje się miejsce przyjęcia towaru do przewozu lub miejsce jego dostawy, i nie może wnosić sprawy do innych sądów.

Jak widać, powód ma prawo wyboru jurysdykcji krajowe i korzystać z kilku różnych możliwości. Strony nie mogą zawierać w umowie postanowień, które są sprzeczne z Konwencją CMR. W rezultacie wybór sądu krajowego ustala się każdorazowo, opierając się na przepisach proceduralnych konkretnego państwa.

Jeśli chodzi o spory transportowe między kontrahentami z siedzibami na terytorium UE, sąd właściwy rozpatruje się pod kątem rozporządzenia nr 593/2008 w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (tzw. Rzym I). Według niego, jeśli strony nie ustaliły prawa właściwego dla przewozu towarów, spór rozstrzyga się zgodnie z porządkiem prawnym państwa, w którym przewoźnik ma miejsce zwykłego pobytu, pod warunkiem, że w tym samym państwie znajduje się miejsce przyjęcia towaru do przewozu lub miejsce dostawy, lub miejsce zwykłego pobytu nadawcy. W przeciwnym razie stosuje się prawo państwa, w którym strony uzgodniły miejsce dostawy.

Rozporządzenie Rzym I uwzględnia prawo właściwe do rozstrzygania sporów, jednak nie wpływa na właściwość rzeczową i miejscową sądów. Wyroki wydawane na terenie krajów członkowskich UE mają taką samą moc i będą wiążące w innych państwach członkowskich. Dlatego np. wyrok wydany przez sąd we Włoszech ma moc również w Polsce i można go egzekwować. Jednocześnie przy zaangażowaniu się w spór międzynarodowy konieczna jest wiedza z zakresu prawa obcego.

Czym jest elektroniczne postępowanie upominawcze?

EPU, czyli elektroniczne postępowanie upominawcze to łatwiejsza i tańsza alternatywa dla postępowania sądowego. Pozew z załącznikami składasz w e-sądzie. Jeśli sprawa nie trafi do postępowania zwykłego, możesz uniknąć zarówno konieczności sporządzania dokumentacji w kilku egzemplarzach, obowiązku stawiennictwa na rozprawie, jak i standardowej opłaty od pozwu, która w EPU wynosi 1,25% wartości przedmiotu sporu i nie mniej niż 30 zł.

Każde powiadomienie o zmianie statusu sprawy otrzymujesz drogą elektroniczną. Niestety wniesienie przez pozwanego sprzeciwu powoduje upadek nakazu zapłaty i skierowanie sprawy do postępowania zwykłego. Wówczas pozwany otrzymuje pozew z załącznikami i może podjąć próbę merytorycznej obrony przed żądaniami powodu.

Trzeba pamiętać, że według przepisów prawa przewozowego, skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego przysługuje po wyczerpaniu drogi reklamacji bądź skierowaniu wezwania do zapłaty. Dłużnik ma wtedy trzy miesiące na spłatę należności, co liczy się od daty doręczenia reklamacji lub wezwania do zapłaty.

Oprócz tego istnieje też europejski nakaz zapłaty, który wykorzystuje się w sprawach cywilnych lub handlowych o charakterze transgranicznym, jeżeli przynajmniej jedna ze stron ma miejsce zamieszkania lub siedzibę firmy w innym państwie członkowskim niż sąd rozpatrujący sprawę.

Europejski nakaz zapłaty jest wydawany przez sądy wszystkich krajów oprócz Danii. Warunki jego uzyskania mogą różnić się w zależności od państwa, np. w kwestii dokumentów czy opłat. Oczywiście na ustalenie jurysdykcji sądu wpływają zarówno unijne przepisy, jak i treść zawartej umowy. Jeśli sąd danego kraju nie stwierdzi braków formalnych pozwu, wyda nakaz zapłaty i doręczy go dłużnikowi. Wówczas może on złożyć sprzeciw w terminie 30 dni od dnia otrzymania orzeczenia. Wówczas sprawa trafi do rozpoznania przez sąd, który wydał nakaz zapłaty.

Terminy przedawnienia roszczeń

Jeszcze inna kwestia to terminy przedawnienia roszczeń, na które wierzyciel musi zwrócić szczególną uwagę. W przypadku usług transportowych są one bardzo krótkie:

według art. 32 Konwencji CMR termin przedawnienia wynosi 12 miesięcy (lub 3 lata, jeżeli sąd rozpoznający sprawę stwierdzi niedbalstwo lub złą wolę kontrahenta),

według prawa przewozowego, roszczenia przedawniają się z upływem 1 roku, a w przypadku ubytku lub uszkodzenia przesyłki, 2 miesięcy. Przedawnienie roszczeń pomiędzy przewoźnikami wynosi 6 miesięcy.

Niezależnie od przyjętego reżimu – krajowego czy międzynarodowego – terminy przedawnienia nie ulegają wydłużeniu. Zawieszenie biegu przedawnienia jest możliwe tylko w bardzo wyjątkowych sytuacjach, np. w przypadku działań zbrojnych. Przeoczenie upływu takiego terminu przekreśla więc szanse na efektywną windykację należności.

Egzekucja należności, czyli windykacja przed komornikiem

Uzyskanie prawomocnego wyroku nie jest równoznaczne z odzyskaniem należności. W ramach kompleksowej obsługi prawnej konieczne są także działania przed organem powołanym do egzekucji.

W Polsce w formie takiego organu funkcjonują komornicy, jednak w innych krajach dochodzenie należności będzie wyglądać nieco inaczej. Różnice dotyczą m.in. wysokości wnoszonych opłat, rodzajów oraz struktury wniosków egzekucyjnych, czy przymusu adwokackiego, czyli obowiązku działania przez pełnomocnika.

Kiedy dłużnik nie chce dobrowolnie zrealizować wyroku sądu, należy skorzystać właśnie z egzekucji przed komornikiem. Jeśli więc Twój kontrahent zalega ze spłatą, nie zwlekaj – im później rozpoczniesz proces windykacji, tym mniejsze będą Twoje szanse na odzyskanie należności.