Skala i koncentracja projektów w krótkim czasie oznacza jednak ogromne wyzwanie dla samorządów i pozostałych zamawiających, którzy będą musieli prowadzić wiele postępowań jednocześnie. Eksperci wskazują, że bez odpowiedniego przygotowania może to prowadzić do opóźnień, sporów oraz problemów z realizacją inwestycji.

Boom inwestycyjny zmienia zasady gry

Nowa fala inwestycji oznacza zmianę praktyki działania zamawiających. Dotychczasowe podejście – sekwencyjne prowadzenie postępowań – coraz częściej ustępuje modelowi równoległemu, w którym kilka lub kilkanaście przetargów realizowanych jest jednocześnie.
W praktyce oznacza to większe ryzyka:

• niespójności dokumentacji
• błędów w opisie przedmiotu zamówienia
• rozbieżnych zapisów umownych
• problemów z koordynacją inwestycji

– Skala inwestycji sprawia, że zamawiający będą działać pod dużą presją czasu i zasobów. W takich warunkach rośnie ryzyko błędów, które mogą skutkować opóźnieniami w rozstrzyganiu procedur przetargowych, bądź sporami z wykonawcami w trakcie realizacji – wskazuje mec. Michał Liżewski, partner w LEGALLY.SMART, specjalista ds. zamówień publicznych.

Największe ryzyka pojawiają się przed przetargiem

Eksperci podkreślają, że przy takiej skali inwestycji kluczowy staje się etap przygotowania postępowania, jeszcze przed jego ogłoszeniem.

– W praktyce o powodzeniu inwestycji coraz częściej decyduje nie etap realizacji, lecz moment przygotowania dokumentacji przetargowej. To właśnie w fazie przygotowania inwestycji do realizacji powstaje najwięcej błędów, które skutkują następnie opóźnieniami lub wzrostem kosztów – mówi mec. Liżewski.

Jak dodaje, kumulacja inwestycji może prowadzić do sytuacji, w której postępowania będą uruchamiane „na czas”, a nie „w pełni przygotowane”, co znacząco zwiększa ryzyko na dalszych etapach.

Umowy wracają na pierwszy plan

W warunkach dynamicznego rynku i dużej liczby inwestycji szczególnego znaczenia nabiera konstrukcja umów. To ona w praktyce decyduje o tym, czy projekt będzie realizowany sprawnie, czy stanie się przedmiotem sporu.

– Bardzo istotne jest to, jak skonstruowana jest umowa o zamówienie publiczne. Niejasny zakres odpowiedzialności stron, nieprecyzyjny podział ryzyk czy brak jasnych ścieżek kontraktowych rozwiązywania sytuacji spornych  to najczęstsze źródła sporów z wykonawcami – wskazuje ekspert

Test dla systemu zamówień publicznych

Najbliższe lata będą testem dla całego systemu zamówień publicznych – zarówno pod względem organizacyjnym, jak i prawnym.
Presja czasu, skala środków i liczba projektów sprawiają, że przedstawiciele JST i pozostali zamawiający będą musieli działać szybciej niż dotychczas, jednocześnie zachowując wysoką jakość przygotowania postępowań.

– Przy tej skali inwestycji nie ma miejsca na improwizację. Każde niedoprecyzowane postępowanie lub umowa może przełożyć się na realne opóźnienia, a nawet ryzyko zwrotu dofinansowania – podsumowuje mec. Michał Liżewski.